Testen und starten
Muss ich mich registrieren, um zu testen?
Nein. Die Testversion läuft 30 Tage – ohne Anmeldung und ohne Benutzerkonto. Herunterladen, installieren und öffnen genügt.
Was passiert nach den 30 Tagen?
Die Testversion endet automatisch. Es entsteht keine Zahlungspflicht und der Vertrag verlängert sich nicht von selbst. Möchten Sie weiterarbeiten, bestellen Sie eine Lizenz und Ihr Datenbestand bleibt erhalten.
Kann ich meine Testdaten übernehmen?
Ja. Die während der Testphase erfassten Daten bleiben auf Ihrem Gerät und stehen nach dem Freischalten der Lizenz weiterhin zur Verfügung. Legen Sie vorher trotzdem eine Sicherung an.
Technik und Betrieb
Brauche ich eine Internetverbindung?
Für die tägliche Arbeit nein: Bei Einzelplatz und Netzwerkversion laufen Kunden, Betreuer:innen, Verträge und Abrechnung ohne Cloud vollständig auf Ihrem Gerät bzw. Server. Kurz online ist der Betreuungsplaner nur beim Programmstart (ein einmal täglicher, automatischer Update-Check im Hintergrund), beim Herunterladen von Updates, bei der Lizenzaktivierung sowie bei optionalen Zusatzfunktionen wie dem E-Mail-Versand direkt aus dem Programm oder der Registrierkasse. Die Netzwerkversion arbeitet über Ihr Büronetz und braucht dafür kein Internet. Die Cloud-Variante, die wir vorbereiten, braucht dagegen dauerhaft eine Internetverbindung.
Auf welchen Systemen läuft der Betreuungsplaner?
Als Windows-Installer läuft er auf gängigen Windows-Rechnern und Laptops. Unterschreiben können Sie auch bequem am Tablet.
Läuft die Software auf mehreren Geräten gleichzeitig?
Ja, mit der Netzwerkversion. Dann arbeiten beliebig viele Arbeitsplätze in Ihrem Büro gleichzeitig mit demselben Datenbestand. Die Daten liegen auf einem Server bei Ihnen im Haus, nicht in einer Cloud. Die Netzwerkversion gibt es in den Stufen Profi und Premium, den Preis nennen wir Ihnen auf Anfrage. Die Einzelplatzversion ist für ein Gerät ausgelegt; dort übertragen Sie den Datenbestand über eine Sicherung auf ein anderes Gerät. Eine Cloud-Variante im Browser ist ab sofort anfragbar.
Was brauche ich für die Netzwerkversion?
Einen kleinen Server in Ihrem Büro, zum Beispiel ein NAS-Gerät, und ein lokales Netzwerk, an dem die Arbeitsplätze hängen. Bei der Einrichtung unterstützen wir Sie. Internet braucht es nur einmal beim Aufbau, danach läuft alles im Büronetz. Ein Zugriff von außerhalb des Büros, etwa aus dem Homeoffice, ist nicht vorgesehen. Die Netzwerkversion gibt es in den Stufen Profi und Premium, den Preis nennen wir Ihnen auf Anfrage.
Gibt es den Betreuungsplaner auch als Cloud-Variante im Browser?
Ja, Sie können sie ab sofort anfragen. Sie arbeiten ohne Installation im Browser, die Inhalte liegen verschlüsselt auf einem Server in Deutschland (Sicherungen in Österreich), den wir betreiben. Wir richten Ihren Betrieb auf Anfrage ein. Preis auf Anfrage. Mehr zur Cloud-Variante
Wo liegen meine Daten?
Bei der Einzelplatzversion ausschließlich auf Ihrem eigenen Gerät, bei der Netzwerkversion auf einem Server in Ihrem Büro. In beiden Fällen gibt es keine Cloud und keinen Server bei uns, und wir haben keinen Zugriff auf Ihren Datenbestand. Bei der Cloud-Variante liegen die Inhalte verschlüsselt auf einem Server in Deutschland (Sicherungen in Österreich), den wir betreiben. Dann sind wir Ihr Auftragsverarbeiter.
Wie funktioniert die Datensicherung?
Die Software erstellt auf Knopfdruck eine verschlüsselte Sicherungsdatei, die Sie speichern können, wo Sie möchten – etwa auf einem USB-Stick oder in Ihrem eigenen Netzlaufwerk. Wir empfehlen, das regelmäßig zu tun, weil wir verlorene Daten nicht wiederherstellen können. Ältere Dokumente lassen sich zusätzlich ins Archiv auslagern, damit der laufende Bestand schlank bleibt.
Funktionen
Welche Behördendokumente sind enthalten?
Unter anderem Meldezettel, An-, Ab- und Ummeldung, Gewerbeanmeldung, Standortverlegung, Organisationsvertrag und Vollmacht – jeweils im vorgefertigten Formular, als PDF zum Drucken oder direkt per E-Mail. Der volle Umfang ist ab der Stufe Profi verfügbar.
Kann ich am Tablet unterschreiben lassen?
Ja. Dokumente können direkt am Tablet oder Laptop unterschrieben werden, ohne Ausdrucken und Einscannen. Diese Funktion ist in der Stufe Premium enthalten.
Wie funktioniert der Zahlungsabgleich?
Sie exportieren den Kontoauszug aus Ihrem Online-Banking als CSV-Datei und spielen ihn ein. Die Software ordnet die Eingänge den offenen Rechnungen automatisch zu. Verfügbar ab der Stufe Plus.
Brauche ich eine Registrierkasse?
Nur wenn Sie Barzahlungen entgegennehmen. Für diesen Fall lässt sich ab der Stufe Profi das Zusatzmodul mit dem Kassendienst obono zubuchen, das RKSV-konforme Kassenbelege erzeugt. Ob Sie registrierkassenpflichtig sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
E-Mail und Versand
Kann ich E-Mails direkt aus dem Programm versenden?
Ja. Sie verbinden einmalig Ihr Postfach, danach versendet der Betreuungsplaner Rechnungen und Dokumente direkt daraus – ohne Outlook oder ein anderes Mailprogramm extra zu öffnen. Für Microsoft 365 (Outlook/Office 365) klicken Sie auf „Mit Microsoft 365 verbinden“ und melden sich mit Ihrem gewohnten Konto an. Für andere Postfächer, etwa bei Ihrem Hosting-Anbieter, richten Sie das Konto weiterhin manuell mit Server, Benutzername und Passwort ein.
Beim Verbinden erscheint „Administratorgenehmigung erforderlich“ – ist das ein Fehler?
Nein. Das kommt vor, wenn Ihre Firma bei Microsoft eingestellt hat, dass neue Programme nicht von jeder Person im Team selbst freigegeben werden dürfen. Haben Sie selbst Administratorrechte, klicken Sie auf den angezeigten Link „Wenn Sie über ein Administratorkonto verfügen, melden Sie sich mit diesem an“, melden sich erneut an und bestätigen die Organisationsberechtigung – das gilt danach für die ganze Firma auf einmal. Falls nicht, kann Ihre IT-Betreuung das mit folgendem Link erledigen: https://login.microsoftonline.com/IHREFIRMA.at/adminconsent?client_id=c4e97245-2b58-470c-bbb0-1e84a03ad846&redirect_uri=http://localhost (statt „IHREFIRMA.at“ die eigene Firmendomain eintragen, also den Teil der E-Mail-Adresse nach dem @-Zeichen).
Kann ich auch Gmail verbinden?
Noch nicht für alle nutzbar. Technisch ist die Verbindung fertig, aber Google hat sie noch nicht freigegeben. Bis dahin richten Sie Gmail-Postfächer manuell ein – mit einem App-Passwort statt Ihres normalen Google-Passworts. Das App-Passwort gibt es nur, wenn bei Ihnen die „Bestätigung in zwei Schritten“ aktiv ist; Sie erzeugen es in den Google-Kontoeinstellungen unter „Sicherheit“.
Preise und Vertrag
Wie setzt sich der Preis zusammen?
Aus zwei Größen: der Lizenzstufe für den Funktionsumfang und der Betriebsgröße für die Anzahl der verwalteten Kunden. Alle Preise sind Nettopreise zuzüglich 20 % Umsatzsteuer.
Was passiert, wenn ich mehr Kunden bekomme?
Dann wechseln Sie in die nächsthöhere Betriebsgröße. Ihre Lizenzstufe und damit der Funktionsumfang bleiben davon unberührt.
Kann ich die Stufe später wechseln?
Ja. Ein Wechsel in eine höhere Stufe oder Betriebsgröße ist jederzeit möglich. Sprechen Sie uns einfach an.
Richtet sich das Angebot auch an Privatpersonen?
Nein. Der Betreuungsplaner ist ein Produkt für Unternehmen – Betreuungsagenturen und selbstständige Vermittler. Verbraucherverträge schließen wir nicht ab.
Support
Welchen Support gibt es?
Support leisten wir per E-Mail zu üblichen Geschäftszeiten. Eine Rufbereitschaft rund um die Uhr bieten wir nicht an. Bei dringenden Fällen erreichen Sie uns telefonisch.
Kostet die Einschulung extra?
Die Software ist so gebaut, dass Sie ohne Schulung starten können. Wenn Sie dennoch eine Einschulung möchten, bieten wir das online oder vor Ort an. Verrechnet wird nach Aufwand mit € 150,- netto pro Stunde, bei einer Einschulung vor Ort zuzüglich Kilometergeld von € 0,50 netto/km.
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